การวางแผนงานโครงการ

(Project Planning)

บริษัทสยามยานยนต์ จำกัด

เป้าหมาย

                นำระบบพัฒนาระบบสินเชื่อใช้งานภายในเดือน เมษายน 2555

วัตถุประสงค์

1. เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและน่าเชื่อถือแก่ลูกค้าให้มากยิ่งขึ้น
2. เพื่อให้การซื้อขายสินค้ามีความถูกต้อง และสะดวกมากขึ้น
3. เพื่อการบริการที่ดีขึ้น
4. เพื่อการค้นหาข้อมูลที่รวดเร็วยิ่งขึ้น 

ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบการขายสินค้า ได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเดิมทั้งนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบ มีรายระเอียดดังต่อไปนี้

1.ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์

2.ระบบจะต้องแบ่งการทำ งานแต่ละส่วนอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายสินเชื้อ

หน้าที่หลัก

-         ประวัติลูกค่า

-         ภาษี

-         คำนวณค่างวด

-         ใบเรียกเก็บเงิน

ระบบงานประยุกต์

-         ระบบคำนวณค่างวดอัตโนมัติ

-         ระบบการสืบค้นข้อมูลประวัติลูกค้า

-         ระบบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้า

ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายสินเชื้อ

ระบบงาน	คำอธิบาย	ระดับการบริหารองค์กร
ระบบคำนวณค่างวดอัตโนมัติ	จะคำนวณเงินค่างวดแบบอัตโนมัติให้กับลูกค้า	ระดับผู้ปฏิบัติงาน
ระบบการสืบค้นข้อมูลประวัติลูกค้า	การสืบค้นข้อมูลโดยไม่ต้องหาให้ยุ่งยากเหมือนแบบเดิม	ระดับผู้ชำนาญการ
ระบบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้า	จะทำการเปลี่ยนข้อมูลลูกค้าใหม่และลูกค้าเก่าได้อย่างรวดเร็วกว่าเดิม	ระดับผู้ชำนาญการ

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

กำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมปัญหาที่จะพบจากระบบเดิม

1. ระบบการทำงานของบริษัทจะใช้กระดาษเป็นเอกสารสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อกระดาษ แฟ้มจัดเก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร รวมทั้งสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ

2. เอกสารสามารถเกิดความเสียหายได้ง่ายเช่น โดนหนูหรือแมลงกัด โดนน้ำหรือความชื้น

3. รายการสินค้ามีมากเกินไป ทำให้พนักงานไม่สามารถจดจำราคาสินค้าได้

ทั้งหมด เพราะไม่มีฐานข้อมูลในการจัดเก็บ 

 ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2003

1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 10 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2003

- ฝ่ายการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

- ฝ่ายบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccPcc และใช้ 

Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินค่างวด และพิมพ์ใบเสร็จค่างวด

- ฝ่ายคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง

ความต้องการของระบบใหม่

1 คำนวณค่างวดอัตโนมัติ

2 สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีการขาดส่งเงินค่างวดเกินกำหนดได้อัตโนมัติ

3 สามารถคำนวณยอดเงินทั้งหมดที่ส่งแล้ว และยอดเงินค้างชำระคงเหลือ

4 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่จะได้รับในระบบใหม่

1. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน

2. ทำให้ยอดการขายสินค้าเพิ่มขึ้น

3. มีประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น

4. สะดวกสบายในการตรวจเช็คยอดขาย

5. การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ

6. ลดระยะเวลาในการทำงาน 

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

(Process Modeling)

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

(System Requirement Structuring)

อธิบายแผ่นภาพระดับ 0

จาก Context Diagram ของระบบสินเชื่อ ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบสินเชื่อนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้

1. ลูกค้า 

- ชำระค่างวดเข้าสู่ระบบ

- ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่าง ๆ ในการคำนวณยอดชำระค่าสินค้า จากนั้นระบบจะทำการแจ้งจำนวนงวดที่ต้องชำระเงิน และยอดเงินรวมทั้งหมดให้ลูกค้าทราบ

2. พนักงาน

- เมื่อได้รับการชำระค่างวดจากลูกค้า ภายในระบบมีขั้นตอนการคำนวณยอดการชำระเงิน และยอดเงินรวมทั้งหมด โดยการคำนวณจากพนักงานเบื้องต้นเพื่อบันทึกข้อมูลยอดการชำระเงินของลงสู่ระบบ

- ในการเก็บข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าแต่ละครั้ง พนักงานขายสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับค่างวดต่อเดือนที่ลูกค้าจะต้องชำระในแต่ละเดือน และยอดเงินดาวน์ของลูกค้าได้จากทางหน้าจอ

3. ผู้จัดการ

- ได้รับรายงานผลทางการเงินที่ลูกค้าทั้งหมดนำส่งในแต่ละเดือน

แผ่นภาพระดับ 1

อธิบายแผ่นภาพระดับ 1
จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 2 ขั้นตอน ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ที่รวบรวมมาได้ สำหรับการคำนวณค่างวดเกี่ยวข้องกับรายได้ของบริษัท ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. Process 1.0 การขาย เป็นระบบที่จัดการกับลูกค้าในเรื่องของการแนะนำและการสั่งซื้อสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าเข้ามา จะผ่านขั้นตอนภายในเพื่อตรวจสอบราคาสินค้าที่สั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าแล้วแจ้งราคาสินค้าให้แก่ลูกค้าทราบ จากนั้นระบบก็จะทำการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าลงในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าดังกล่าว
- หลังจากมีการสั่งซื้อสินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้วระบบก็จะทำการออกใบสั่งซื้อสินค้าให้กับลูกค้า
- เมื่อระบบได้รับการชำระค่าสินค้าด้วยเงินสดจากลูกค้า ระบบก็จะส่งใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า
2. Process 2.0 ระบบสินเชื่อ เป็นระบบจัดการเกี่ยวกับข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าทั้งหมด สมารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- เมื่อลูกค้ามีการชำระค่าสินค้าเป็นเงินผ่อน จะผ่านระบบสินเชื่อเพื่อทำการเก็บรวบรวมรายละเอียดของลูกค้าที่ต้องการซื้อสินค้านั้น เพื่อตรวจสอบกำลังในการซื้อ
- จากนั้นระบบจะแสดงค่างวดต่อเดือนให้พนักงานทราบ โดยพนักงานจะเป็นผู้บันทึกข้อมูลในการชำระเงินของลูกค้า เข้าไปในระบบสินเชื่อ
- เมื่อระบบได้รับการชำระค่าสินค้าจากลูกค้าแล้ว ก็จะนำข้อมูลการชำระเงินไปเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลการชำระเงิน
3. Process 3.0 บัญชี เป็นระบบที่จัดการดูแลเกี่ยวกับเรื่องการเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้
- ระบบจะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินซึ่งมาจากการชำระค่าสินค้าของลูกค้าไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินสด หรือการผ่อนจ่าย เพื่อดูสถานะทางการเงินของบริษัท
- จากนั้นระบบจะนำข้อมูลดังกล่าวไปเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลทางการเงิน เพื่อรวบรวมข้อมูลรายรับรายจ่ายของบริษัททั้งหมดแล้วจัดทำสรุปยอดกำไร-ขาดทุนต่อไป
- ผู้จัดการสามารถเรียกดูข้อมูลทางการเงินได้จากแฟ้มข้อมูลทางการเงิน

แผ่นภาพระดับ 1.2

อธิบายแผ่นภาพระดับ 1.2

ระบบการขาย  มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้

1. Process 1.1 สอบถามราคาสินค้า 

- กรณีที่ลูกค้าได้ทำการส่งรายการสินค้าที่ต้องการ ระบบก็จะทำการดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าออกมาตรวจสอบราคาสินค้าและแสดงข้อมูลให้แก่ลูกค้าทราบ

- เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้าจากนั้นทำการส่งรายการสินค้าที่สั่งซื้อไปยังขั้นตอนต่อไป

2. Process 1.2 จัดเตรียมสินค้า 

- เมื่อรับรายการสินค้าที่สั่งซื้อมาจากขั้นตอนสอบถามราคาสินค้าแล้ว ก็จะเข้ากระบวนการจัดเตรียมสินค้าให้พร้อมรอส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า

3. Process 1.3 ออกใบเสร็จ 

- เมื่อทำการส่งมอบสินค้าและลูกค้าได้จ่ายยอดชำระค่าสินค้าเรียบร้อยแล้ว ก็จะทำการออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า

การออกแบบ User Interface

ขั้นตอนการออกแบบ User Interfaces และลำ ดับของการติดต่อกับผู้ใช้

ระบบออกแบบมาเพื่อสามารถทำการจ่ายงานงานให้กับเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้ พร้อมทั้งมีระบบแจ้งงานที่ต้องทำในแต่ละวัน (To Do List) สามารถทำการบันทึกผลการติดตาม, บันทึกการนัดหมาย สามารถวัดคุณภาพในการติดตามหนี้ได้ โดยมีคุณสมบัติดังนี้ กำหนดหน่วยงานที่รับผิดชอบในแต่ละช่วงของชั้นหนี้ได้กำหนดช่วงของชั้นหนี้ในการจ่ายงานให้เจ้าหน้าที่ติดตามหนี้ได้ โดยสามารถแบ่งได้ทั้งแบบเกินกำหนดชำระ เป็นจำนวนงวด หรือจำนวนวันได้แบ่งกลุ่มของเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้ได้กำหนดเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้ที่ดูและในแต่ละชั้นหนี้ โดยแต่ละชั้นหนี้สามารถมีเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้ได้หลายคน และเจ้าหน้าที่ติดตามหนี้หนึ่งคนสามารถดูแลได้หลายชั้นหนี้ทำการจ่ายงานให้กับเจ้าหนี้ที่ติดตามหนี้ โดยวิธีการกระจายสัญญาแบบแจกไพ่ตามเงื่อนไขที่กำหนดเจ้าหน้าที่ติดตามหน้าสามารถบันทึกข้อมูลการติดตาม

โปรแกรมคำนวณ สินเชื่อเงินผ่อน (Credit Determinater) โปรแกรมนี้ เป็นโปรแกรมที่ใช้คำนวณ ยอดผ่อนชำระสินค้ารายเดือนโดยผ่านบริษัทสินเชื่อเงินผ่อนต่างๆ สามารถคำนวณยอดผ่อนชำระรายเดือนได้อย่างแม่นยำ

คำนวณสินเชื่อจะช่วยให้คุณรายการประเมินและเปรียบเทียบข้อเสนอการจำนองต่างๆและตัดสินใจที่หนึ่งที่เหมาะสมกับคุณอย่างสมบูรณ์แบบ โปรแกรมจะเข้าสู่บัญชีปัจจัยที่จำเป็นทั้งหมดและคำนวณค่าที่ด้านล่างบรรทัดสำหรับแต่ละโครงการ